Serious Game, niet zomaar een game!

6 september 2018 00:00

Een waterig zonnetje schijnt boven het Groningse voetbalstadion door de wolken. Het is nog rustig in het stadion, wel even iets anders dan tijdens een voetbalwedstrijd van FC Groningen. Een afwachtende houding aan beide zijden van het spelersveld: Bij de opdrachtgever, maar ook bij BAM. Stilte voor de storm? De ‘Serious Game’ begint namelijk zo. Ineens zwaait de deur open. Stakeholder ‘X’ meldt zich bij het projectteam N366 van BAM. Komende maand laat hij nieuwe windmolens op zijn locatie plaatsen. Op datzelfde moment willen wij de weg asfalteren. Een probleem! Wat nu? Een uitdaging om samen met de opdrachtgever een oplossing voor te vinden. De ‘Best Value Serious Game’ biedt uitkomst.

Eind 2017 was Bas Goverde (tendermanager BAM Infra Regionaal) één van de winnaars van de BAM Infra Innovatieprijs. Wij zijn benieuwd naar zijn inzending ‘Best Value Serious Game’, hoe hij die dag heeft ervaren en wat er sinds die dag met zijn inzending is gebeurd.

Je hebt in 2017 voor het eerst meegedaan aan de BAM Infra Innovatieprijs. Hoe heb je dat ervaren?
Bas: ‘Ik vind de BAM Infra Innovatieprijs een geweldig initiatief. Wat een ervaring om aan zo’n prijsvraag mee te doen. Er waren vorig jaar maar liefst 80 inzendingen! Ik was mij niet bewust van zoveel creativiteit binnen BAM! De BAM Infra Innovatieprijs daagt BAM-ers uit creatief te zijn. Tijdens de prijsuitreiking kom je in contact met andere creatieve BAM-collega’s. Dat werkt inspirerend. Wel even spannend, want het houden van een pitch is niet iets wat ik dagelijks doe. In mijn geval hebben anderen mij aangespoord mijn idee ‘Best Value Serious Game’ in te sturen. Door mee te doen aan de BAM Infra Innovatieprijs heeft mijn idee meer bekendheid binnen BAM gekregen en dat helpt!’

Hoe is de ‘Best Value Serious Game’ ontstaan?
Bas: ‘Onze opdrachtgever van het project N366 uitte de wens om het Best Value draagvlak binnen de provincie te verbeteren. Wij hebben dit vertaald naar een betere, onderlinge samenwerking en hiervoor de ‘Best Value Serious Game’ bedacht. Mijn inspiratie voor het ontwikkelen van een game was al ontstaan tijdens het project CS Station in Arnhem. We moesten hier het station tegelijkertijd met het stationsplein opleveren. Een uitdaging, maar door goede samenwerking met de opdrachtgever lukte het ons. Een goede relatie en samenwerking met de opdrachtgever is cruciaal voor het succesvol opleveren van een project. Voor mij was dat het belangrijkste uitgangspunt voor de game.

Voor het project N366 hebben we in samenwerking met 4Challenge de ‘Best Value Serious Game’ laten ontwikkelen. Deze leverancier maakte dit soort games al voor de medische wereld, maar nog niet binnen de bouw en zeker niet eerder samen met de opdrachtgever. In deze game bootsen we - op in een relatief ontspannen atmosfeer - reële projectsituaties na. De vraag tijdens dit spel is hoe wij samen met de opdrachtgever reageren op deze reële situaties en hoe wij hiermee omgaan. Omdat de game op dit project zo succesvol was, dacht ik: Waarom nemen we deze game niet standaard mee in elke projectofferte? De game is voor regionale projecten ontwikkeld en kan relatief eenvoudig voor elk ander project ingezet worden tegen redelijke kosten.’

Wat is de ‘Best Value Serious Game’?
Bas: ‘Zoals ik al zei is de ‘Best Value Serious Game’ een spel waarin we in een notendop reële projectsituaties simuleren. Situaties die kunnen voorkomen tijdens de projectuitvoering. Een professionele, externe en objectieve begeleider begeleidt deze game. In de voorbereiding, op de dag van de game zelf, maar ook na de game. Met de hulp van deze begeleider bereiden de sleutelfunctionarissen van de teams van BAM en de opdrachtgever zich grondig voor. Beide teams worden vooraf aan de game geïnterviewd om zo een goed beeld te krijgen van de status van beide teams en te inventariseren welke projectsituaties tijdens zo’n game aan bod kunnen komen. Tijdens zo’n game blazen we zéker geen proefballonnetje op. We proberen niet iets uit bij de klant, maar gaan uit van reële situaties tijdens een project, zoals bijvoorbeeld eisen van vergunningverleners, ontwerpwijzigingen en de financiële consequenties daarvan, ongevallen of situaties die een goed projectresultaat in gevaar kunnen brengen. Daarnaast brengen we de projectrisico’s in kaart en maken beide teams een filmpje als ‘teaser’ voor de andere partij.’

Hoe verloopt zo’n simulatiegame eigenlijk?
Bas: ‘In de ochtend op de dag van de ‘Serious Game’ arriveren de sleutelfunctionarissen van beide teams op locatie, bij voorkeur dichtbij het project. In de ruimte staan twee tafels, één voor de opdrachtgever en één voor BAM. Na een uitleg over het programma begint het spel en stapt iedereen in zijn eigen rol. Gaandeweg het spel veranderen de omstandigheden en bieden zich diverse uitdagingen aan. Er komt bijvoorbeeld een nieuwe BAM-bedrijfsleider. Deze stelt eisen, zoals betere betalingsvoorwaarden en een aangepaste planning. De vraag is hoe het BAM-projectteam hiermee omgaat. En dan dient zich nog een probleem aan dat het project verstoort. De gasleiding blijkt op een andere plek te liggen dan vooraf gedacht. Een afwijking van zeker tien meter. Wat nu? Zo kunnen we het door ons bedachte ontwerp niet uitvoeren. Hoe gaat het projectteam samen met de opdrachtgever hiermee om?’

‘Tijdens het spel stelt iedereen zich transparant en open op. Dit is een voorwaarde voor het behouden van een goede relatie. Om te voorkomen dat mensen zich persoonlijk aangevallen voelen, spelen acteurs de cruciale rollen. Tijdens het spel geven beide teams hun feedback op het gedrag van de ander. Het lijkt zo realistisch, dat je bijna vergeet dat het een game is, is een vaak gehoorde opmerking.  Op projecten lopen dingen niet altijd zoals gepland. Dat is normaal. Het gaat erom hoe je daarmee omgaat. Gameleiders hebben ervaring met discussies. Zij helpen de sleutelfunctionarissen met het geven van feedback, waar ze tijdens de game en daarna tijdens het project profijt van hebben.’

En hoe gaat het dan verder na de game?
Bas: ‘Na zes uur ‘gamen’ is het spel over en hebben we een goed overzicht over alles wat er tijdens deze game is gebeurd. Alle spelers zitten tegenover elkaar en bespreken met elkaar wat er die dag is gebeurd tijdens de communicatie. Wat ging goed? Wat ging minder goed? Hoe kunnen we voorkomen dat in de praktijk voorkomen? Ter plekke maken we afspraken die terugkomen in het projectplan.’

‘Het is mooi om te zien dat je die dag samen echt iets hebt beleefd. Een enorme stap in het elkaar leren kennen. Door deze gezamenlijke ervaring heeft iedereen al een band met elkaar, nog voordat het project is gestart. Dat moet leiden tot een succesvol project voor beide teams. Het mooiste compliment dat Bas kreeg van de opdrachtgever N366, is dat de afwikkeling van een probleem op dit project zo goed werd opgepakt en zonder problemen is afgewikkeld. De onvoorziene verontreiniging op dit project was namelijk al tijdens de game behandeld. Een succesvol behandelde case. Mooie punten gescoord voor BAM!’

Wat is er allemaal gebeurd na de prijsuitreiking van de BAM Infra Innovatieprijs?
Bas: ‘De gehouden ‘Serious Games’ verlopen tot nu toe best goed.  Er zijn na de prijsuitreiking inmiddels al zo’n zeven games op projecten gespeeld. We hebben een presentatie gegeven aan BAM Bouw en Techniek, ook hebben we met Young BAM het spel gespeeld. Daarnaast is de game meegenomen bij Schiphol tenders en een aantal andere projecten. Bij alle games merken we dat de projectuitvoering succesvol verloopt. Er is door de game veel begrip voor elkaar en voor problemen vinden we in overleg met de opdrachtgever oplossingen. De spelleider kan na de game nog een keer langskomen voor bijsturing als het resultaat achterblijft. Tot nu toe is dat nog maar één keer voorgekomen.’

‘Samenwerking gaat niet vanzelf. Daar moet je energie in stoppen. Ik was, voordat ik tendermanager werd, bedrijfsleider. Als bedrijfsleider kom je vaak te hulp bij geëscaleerde situaties. Het is beter om dit soort situaties te voorkomen. Dit is mogelijk met de ‘Serious Game’. Het leuke is dat je tijdens het spel de rollen kunt omdraaien, zodat je fysiek merkt dat je een andere opdracht hebt. Het maakt elkaar bewust van ieders rol en belangen. Zo snap je waar de ander mee moet ‘dealen’, en heeft de ander meer begrip voor jou.’

Wat adviseer je andere BAM-ers om te doen bij een goed idee?
‘Ik adviseer collega’s zeker mee te doen aan de BAM Infra Innovatieprijs als je een goed idee hebt. Een interessante ervaring en de mogelijkheid om een prijs in de wacht te slepen. Doen dus!’

Wat is jouw innovatieve idee?
Ook dit jaar is er een BAM Infra Innovatieprijs 2018. Bekijk hieronder de oproep van onze vlogger Martijn. Heb jij een goed idee, dien je inzending hier digitaal in voor 1 oktober a.s.