Op weg naar een 10 voor Prestatiemetingen

26 mei 2016 00:00

Een goede score voor Prestatiemetingen is geen doel op zich, maar veeleer het bewijs van een constructieve samenwerking met de opdrachtgever. Projectleiders Arno Barnas (Rail) en Pieter Kersten (Wegen) leggen uit hoe het hen keer op keer lukt goed te scoren voor Prestatiemetingen.

Arno scoorde in het eerste kwartaal een 9,8 voor de prestatiemeting (PM) op het spoorproject Oss-Elzenburg. De hoogste score ooit. Ook op andere projecten behaalt hij regelmatig hoge PM-scores. Wat is zijn geheim? ‘Onze opdrachtgever, ProRail, waardeert dat we meedenken en voorspellend presteren. Als het misgaat, moeten we van tevoren hebben bedacht hoe we het gaan oplossen. Alles begint met een goede project-startup waarin je heldere afspraken maakt. Daarna is een goede project-follow up belangrijk. Als projectleider maak ik mijn team enthousiast. Ik neem het mee, zodat de klant – wie hij ook benadert binnen ons team – altijd dezelfde reactie krijgt.’

Geen verrassingen
‘Het komt er eigenlijk op neer dat je normaal omgaat met elkaar’, zegt Pieter, projectleider op de A27. Zijn score voor de PM in het eerste kwartaal bedroeg 9,6. ‘Behandel de opdrachtgever zoals je zelf behandeld wil worden. Ik laat thuis mijn zolder opknappen en verwacht dat de aannemer op voorhand goed inschat hoeveel tijd dit kost. Net als onze klanten wil ik niet geconfronteerd worden met onverwacht meerwerk.’

Proactief handelen
Arno noemt een goede prestatiemeting geen doel op zich, maar het gevolg van proactief handelen. ‘Als je moet improviseren om problemen op te lossen in het heetst van de strijd ben je reactief bezig. Het gaat erom dat je problemen proactief voorkomt. En als je iets voorkomen hebt, mag je dat best vertellen aan de klant. Laat zien hoe je hem ontzorgt!’

Voorkant
Opdrachtgevers willen inzicht hebben in waar we mee bezig zijn. Arno legt uit hoe BAM Infra Rail onlangs aan de voorkant van een project investeerde in transparantie: ‘We hebben een database opgezet die ProRail maximaal inzicht biedt in de actuele risico’s en beheersmaatregelen. Het is slechts een klein onderdeel van een goede samenwerking maar het hélpt wel.’ Pieter: ‘Ook je systeem en papierwinkel moeten op orde zijn. De contractmanagers bij onze klant, Rijkswaterstaat, vinden dit zeer belangrijk.’

Persoonlijk contact
Omdat het altijd mensen zijn die projecten realiseren, zorgen Arno en Pieter voor een goede relatie met de opdrachtgever. Arno: ‘Op een van onze projecten zat de klant één dag per week op onze locatie te werken. We lunchten ook gezamenlijk. Daardoor groei je naar elkaar toe en leer je elkaar beter kennen.’ Pieter: ‘Ik ga wel eens een kopje koffie drinken met de bouwmanager om bij te praten over wat we aan het doen zijn. Als je een klant wil overtuigen, moet je jezelf in hem verplaatsen en luisteren naar zijn zorgen. Op de A27 voeren we half juni het laatste grote asfaltwerk uit. Volgens contract moeten we dit ’s nachts doen. Toen we aankaarten dat dit niet ideaal is, hield RWS ons in eerste instantie aan het contract. Al pratende kwamen we erachter wat de eigenlijke zorg was: het ging niet om de asfaltkwaliteit, maar om de verkeersdoorstroming. Aangezien wij die ook overdag kunnen borgen, zijn we er lachend uitgekomen. Een goede doorstroming van het verkeer is immers een gedeeld belang.’

Geven en nemen
Samenwerken is volgens Arno ook altijd een kwestie van geven en nemen. ‘Op een van onze werken was een hekwerk beschadigd. We hadden dit niet zelf gedaan, maar hebben het wel netjes hersteld. We waren toch op die locatie aan het werk en het kostte ons niets extra’s.’ Pieter: ‘Je wil vaak voor alles gaan, maar soms moet je ook wat teruggeven. Eén van onze stukjes asfalt op de A27 zag er niet goed uit. Volgens contract hadden we dit niet hoeven te vervangen, maar het kwam wel op de radio. We hebben dat stukje op eigen initiatief vervangen.’

Klantgerichtheid
Een klantgerichte houding werpt vruchten af, blijkt uit de verhalen van Arno en Pieter. Arno: ‘Als jij met hem meedenkt, is de klant doorgaans ook bereid om mee te denken met jou. Voor ons is het belangrijk de cashflow op orde te hebben. Juist de opdrachtgever kan ons hierbij helpen. Door uit te leggen hoe belangrijk werkkapitaal is, is Prorail vaak wat soepeler in het eerder uitbetalen.’ Pieter: ‘Wij hebben dezelfde ervaring met RWS. Hoewel er op een van onze projecten nog wat open eindjes lagen, betaalde de klant toch alvast uit.’ Waarmee duidelijk wordt: investeren in samenwerking wordt gewaardeerd!

Opleiding Prestatiemeting
Arno en Pieter stellen hun ervaring ter beschikking aan de BAM Business School, die een opleiding over Prestatiemeting aan het opzetten is voor projectleiders. Later meer informatie hierover.

 

Foto: Taart voor onze topscoorders op Prestatiemetingen! Directeur Lennard Heij benadrukte dat we ons met goede PM-scores positief kunnen onderscheiden.